DIE STADT MANNHEIM HAT DIE UMSTELLUNG AUF DAS NEUE KOMMUNALE HAUSHALTS- UND RECHNUNGSWESEN (NKHR) GENUTZT, UM IHRE SAP STAMMDATEN VON DUBLETTEN ZU BEFREIEN

EIN GESETZ ALS CHANCE

Aufgrund des Baden-Württembergischen Gesetzes zur Reform des Gemeindehaushaltsrechts vom 22. 04. 2009 begann die Stadt Mannheim im Jahr 2010 mit den Vorarbeiten zur Umstellung ihres kommunalen Rechnungswesens. Ziel war die Ablösung des traditionellen Buchungsstils (Kameralistik) durch die doppelte kaufmännische Buchführung, kurz Doppik.

Im Zuge der Umstellung musste auch das SAP System der Stadt Mannheim aktualisiert werden. Bei dieser Gelegenheit sollten die bestehenden SAP Stammdaten von Dubletten bereinigt und beim Anlegen neuer Datensätze das Entstehen von Dubletten vermieden werden.

Bei der Entscheidung für die Dublettenlösung legten die Verantwortlichen großen Wert auf eine vollständige Integration in SAP sowie die Einbindung in die bestehenden Vorsysteme unterschiedlichster Herkunft. Die Lösung sollte ohne zusätzlichen Hardwarebedarf auskommen, im eigenen Namensraum liegen und für den zukünftigen Einsatz per Customizing und User-Exits anpassbar sein. Den Zuschlag erhielt die SAP Dublettenlösung dubex^® der KAMMACHI Consulting GmbH.

DUBLETTEN BEREINIGEN UND VORBEUGEN

Zum 01.01.2012 wechselte die Stadt Mannheim vom SAP System ECC 6.0, EHP3 mit dem Modul PSM (Public Sector Management) auf ECC 6.0, EHP4 mit dem Modul PSCD (Public Sector Collection and Disbursement) inklusive des Templates Kommunalmaster Doppik der Datenzentrale Baden-Württemberg sowie der Dublettenlösung dubex.

Warum dubex^® ? Diese Dublettenlösung kann parallel mit beiden Releases und Modulen arbeiten. Für die vorgeschaltete Validierung der Adressen wurden Dateien der deutschen Post bzw. die Straßendatei aus dem Verfahren GES KA-Steuern verwendet. Die Dublettenprüfung für die bestehenden Stammdaten (Debitoren, Kreditoren, Geschäftspartner) sowie die Prüfung von Import-Dateien stellt sicher, dass die bestehenden und neu zu übernehmenden Daten frei von Dubletten sind.

Bei jeder Anlage oder Änderung eines Geschäftspartners im Rahmen eines Stammdaten-Workflows wird nun die Dublettenprüfung aufgerufen. Dabei sind diverse Vor- und Fachsysteme über RFC angebunden, die ebenfalls dubex^® prozessieren. Die Ergebnisse der Dublettenprüfung werden an die Vorsysteme übermittelt und verhindern so eine Erfassung von Dubletten in diesen Fachsystemen.

EINFACH, ZEITSPAREND, ZUKUNFTSSICHER

Die einfache, intuitive Bedienung stellt in Verbindung mit der Integration in die Vorsysteme sicher, dass keine Dubletten mehr angelegt werden. Das reduziert deutlich die Bearbeitungszeit von Anlagen oder Änderungen des einheitlichen Geschäftspartners. Gleichzeitig sinkt die Wahrscheinlichkeit für mögliche Forderungsausfälle, die bei Dubletten nicht selten sind. Ein weiterer entscheidender Vorteil von dubex^® ist dessen Release-Unabhängigkeit. Damit ist auch für zukünftige SAP Versionen ein reibungsloser Ablauf der Dublettenprüfung gewährleistet.

WARUM dubex^® VON DER KAMMACHI?

Die Entscheidungsgründe für dubex fasst Fabian Klein von der Stadtkämmerei Mannheim zusammen:

» FÜR UNS WAR DAS HOHE MASS AN INTEGRATIONSFÄHIGKEIT IN SAP UND DER VORVERFAHREN PER STAMMDATENWORKFLOW
ENTSCHEIDEND. DIE LÖSUNG DER KAMMACHI KANN SOWOHL AUF UNSERE BESTANDSDATEN DER DEBITOREN
/ KREDITOREN WIE AUCH AUF DIE NEUEN DATENSTRUKTUREN DER GESCHÄFTSPARTNER IM MODUL PSCD
ANGEWENDET WERDEN. ZUDEM WIRD FÜR DUBEX KEINE ZUSÄTZLICHE
HARDWAREUMGEBUNG BENÖTIGT.«